How to Gracefully Say “No Thanks” to a Client

Last month I wrote about making sure that you are filling your daily “time container” with activities that align with your personal and professional goals. One of those activities, of course, should be qualifying opportunities. An equally important activity is disqualifying opportunities. The latter requires you to get really good at saying “No” in a graceful way. It requires taking a step back to determine whether the opportunity is worth your time and, if not, formulating a rationale for saying “No” and then just saying it.

I had to do this recently.

Someone emailed me saying he had gotten my name from another colleague, and wanted to know whether I’d be interested in sharing what I could do with them based on a specific project they were looking for me to help with. He gave me some basic information about the team, the situation and what they were trying to achieve. I tried several times (unsuccessfully) to connect with him by phone to establish a two-way conversation, but he was only willing to communicate by email. So, after several emails back and forth to gather some additional information, I spent a couple of hours putting together an email response outlining resources, time and investment. His (email) response to my email was “Whoa, what could we get for half that investment?”

At that point, I sat back and thought, “This is an unqualified opportunity. I’m spending time with a client where the lights are off (unqualified…for I did not know their budget). I need to focus my time with clients where the lights are on (qualified).” It was clear that I needed to gracefully bow out of this opportunity. Step 1: Rationale. Step 2: “No.”

Here’s what I wrote: After further review and giving your request a lot of careful consideration, I’ve taken a step back and determined that what you’re asking me to do is not where I do my best work. I do my best work when I can call you to better understand your goals, challenges and needs. When we can have a two-way conversation to co-create a solution to move forward. When I can understand the people, time and money you have already allocated to this project. I’m very grateful to have been asked, and am proud to have been part of the decision process. My best wishes for you and your organization as you move forward on this project.

To say “No” gracefully, first share the rationale and then just say “No.”

“Lost time is never found again.” – Benjamin Franklin

Cómo Decirle Elegantemente “No Gracias” a un Cliente

El mes pasado escribí sobre asegurarte que estás llenando tu diario “contenedor de tiempo” con actividades alineadas con tus metas personales y profesionales. Una de ellas, desde luego, debe ser calificar oportunidades. Y otra igualmente importante es descalificarlas. Esto último requiere que seas realmente bueno al decir “No” de una forma elegante. Necesitas dar un paso atrás para determinar si la oportunidad vale tu tiempo y, de lo contrario, formular un razonamiento para decir “No” y luego simplemente decirlo.

Yo tuve que hacerlo recientemente.

Alguien me envió un “email” diciendo que había obtenido mi nombre de otro colega y preguntando si estaría interesado en compartir lo que podría hacer con ellos basado en un proyecto específico para el que estaban solicitando mi ayuda. Me brindó alguna información básica acerca del equipo, la situación y lo que estaban intentando alcanzar. Intenté varias veces (sin éxito) entrar en contacto telefónico con dicha persona para establecer una conversación de dos vías, pero él sólo estaba dispuesto a hacerlo por correo electrónico. Así que, después de varios mensajes de ida y vuelta para recopilar información adicional, invertí un par de horas preparando un “email” de respuesta describiendo recursos, tiempo e inversión. Su “email” respondiendo al mío fue “¡Uf!, ¿y qué podríamos obtener por la mitad de esa inversión?”

En este punto, me recliné en mi silla y pensé, “Esta es una oportunidad que no fue calificada. Estoy invirtiendo tiempo con un cliente donde las luces están apagadas (sin calificar…ya que desconozco el presupuesto). Necesito enfocar mi tiempo con clientes donde las luces estén encendidas (calificado).” Era claro que necesitaba dejar pasar elegantemente esta oportunidad. Paso 1: Razonamiento. Paso 2: “No.”

Esto es lo que respondí: Después de una revisión a fondo y una cuidadosa consideración a su solicitud, he dado un paso atrás y determinado que lo que me están solicitando no es donde realizo mi mejor trabajo. Este lo llevo a cabo cuando puedo llamarle para comprender a fondo sus metas, desafíos y necesidades. Donde podemos mantener una conversación de dos vías para co-crear una solución que nos permita avanzar. Donde puedo entender a las personas, tiempo y dinero que ya han asignado al proyecto. Estoy agradecido de que me hayan preguntado y orgulloso de haber sido parte del proceso de decisión. Mis mejores deseos para usted y su organización mientras avanzan con este proyecto.

Para decir “No” elegantemente, primero comparte el razonamiento y luego simplemente di “No.”

“El tiempo perdido nunca más se encuentra.” – Benjamín Franklin

Comment gentiment dire “non” à un client

Le mois dernier, j’écrivais sur la façon de remplir vos agendas avec des activités qui sont alignés avec vos objectifs personnels et professionnels. Une de ces activités est bien sûr, la qualification des opportunités. Une activité aussi importante est la disqualification d’opportunité. Vous devez être bon à dire “non merci” gentiment. Il faut prendre du recul, déterminer si l’opportunité en vaut la peine et si non, trouver les arguments pour dire « non » et.. Le dire.

J’ai dû le faire dernièrement.

J’ai reçu un courriel de quelqu’un qui avait eu mes coordonnées en référence et il voulait savoir si je serais intéressé à partager ce que je pouvais faire pour eux pour un certain projet. Il m’a donné quelques informations de base à propos de la situation, de leur équipe et ce qu’il voulait accomplir. J’ai essayé à plusieurs reprises (sans succès) à lui parler au téléphone mais il voulait seulement que la communication soit faite par courriel. Après plusieurs échanges pour avoir plus d’informations, j’ai investi quelques heures pour faire une proposition décrivant les ressources nécessaire, le temps et l’investissement requis. Sa réponse (par courriel) fut… « Wow, que peut-on avoir avec la moitié de cette somme ?»

À ce moment, je me suis dit : « C’est une opportunité non qualifiée, je dépense mon temps précieux avec un client dont je ne connais pas le budget et qui ne veut pas le partager. Je dois concentrer mon temps avec des clients qualifiés ». C’était clair à mon esprit que je devais gentiment me retirer de ce dossier. Étape 1 : Arguments. Étape 2 : « non »

Voici ce que je lui ai répondu.
Après plusieurs échanges et après avoir considéré grandement votre requête, je dois vous admettre que ce que vous me demandez dans les conditions offertes, je ne pourrai performer et faire un travail à la hauteur de vos attentes. Je performe lorsque je peux comprendre les objectifs, les défis et les besoins. Je performe lorsque j’ai une conversation bidirectionnelle avec la clientèle pour co-créer une solution optimale. Je performe lorsque je comprends les gens, le temps, et les budgets alloués au projet. Je suis grandement honoré que vous m’ayez contacté pour cette demande et je suis fier d’avoir participé à votre processus décisionnel. Je vous souhaite le meilleur des succès pour votre organisation et pour votre projet.

Pour dire « non », partager vos arguments et dites tout simplement « non »

« Le temps perdu ne reviendra jamais » – Benjamin Franklin