Client Meetings: Make the First 2 Minutes Count!

You’ve scheduled the meeting. You’ve done your research. You’ve created an agenda and a list of beyond-the-obvious questions. You’ve anticipated any questions you might be asked, and have thought about your responses. Before you head out to that meeting, though, there’s one more crucial thing you need to do: Plan how you will open the meeting.

Why is this important? Because no matter whether it’s a first client meeting, a follow-up presentation, a webinar, or a meeting with your sales team, what you say and do during the first two minutes will affect the rest of the meeting. Your opening sets the tone and direction. So goes your opening, so goes the rest of the meeting.

Here are the key components of a strong opening:

1. Greet participants and introduce yourself: Share who you are and what you do. This is a form of respect.
2. Demonstrate your ability to relate to others: Build rapport by being open and genuine.
3. State “the value of our time” for the meeting: “My intent is to help you with your goals, challenges and needs.”
4. Confirm the time allotted for the meeting: “Do we still have an hour?” Again, this shows respect.
5. Share the agenda: This allows you to say, “here’s what I thought we could do to maximize your time, advance your interests, and for me to provide help that helps.”
6. Listen and probe for agreement: “Does that sound like a good idea? Is there anything else you’d like to add?”

As you begin to engage with the client during the meeting and beyond, be sure that you are engaging with empathy. This will build a sense of mutual trust, respect, rapport and value. And it will help the client feel comfortable working with you, and in sharing their business goals, challenges and needs.

Listen not only to what the client is saying, but also listen for the emotions they are expressing as they say it. Too often we only listen until we hear a particular buzz word, or need, or pain, and then our brain starts spinning in solution or response mode. Let them finish. Observe their body language and facial expressions for clues about their level of emotion. What signals do you see that indicate what’s most important or most concerning to them? Imagine how you would feel in their position. Practice listening, observing, and seeing things from another’s perspective and you will begin to master engaging with empathy.

Remember that sales is not about the effort to get something from someone.  Sales is precisely the opposite: it is about giving and creating value.

“A sale is not something you pursue; it’s what happens to you while you are immersed in serving your customer.” – Unknown

Reuniones con Clientes: ¡Has que los Primeros 2 Minutos Cuenten!

Has programado la reunión. Has efectuado tu investigación. Has elaborado una agenda y una lista de preguntas más allá de lo obvio. Has anticipado las preguntas que podrían formularte, y pensado en tus respuestas. Sin embargo, antes de encaminarte hacia la reunión, hay una cosa crucial más que necesitas hacer: Planear como vas a abrir la reunión.

¿Por qué es importante? Debido a que sin importar si se trata de la primera reunión con un cliente, una presentación de seguimiento, un seminario por Internet, o una junta con tu equipo de ventas, lo que digas y hagas durante los primeros dos minutos afectará el resto de la reunión. Tu apertura establece el tono y la dirección. El resto de la reunión dependerá de la apertura de la misma.

Aquí hay algunos componentes claves para una sólida apertura:

1. Saluda a los participantes y preséntate: Comparte quién eres y qué es lo que haces. Esta es una forma de respeto.
2. Demuestra tu capacidad para relacionarte con otros: Construye compenetración al mostrarte abierto y auténtico.
3. Establece “el valor de nuestro tiempo” para la reunión: “Mi intención es ayudarle con sus metas, desafíos y necesidades.”
4. Confirma el tiempo destinado para la reunión: “¿Todavía contamos con la hora acordada?” Nuevamente, esta es una muestra de respeto.
5. Comparte la agenda: Ello te permite decir, “esto es lo que pienso que podríamos hacer para maximizar su tiempo, avanzar en sus intereses, y para que yo pueda brindarle una ayuda que ayude.”
6. Escuchar y pedir un acuerdo: “¿Le parece una buena idea? ¿Hay algo más que usted quisiera agregar?”

A medida que comiences a involucrarte con el cliente durante la reunión, y más allá, asegúrate de que lo hagas con empatía. Ello construirá un sentido de confianza mutua, respeto, compenetración y valor. Y ayudará al cliente a sentirse a gusto trabajando contigo, compartiendo sus metas de negocio, desafíos y necesidades.

No solo escuches lo que el cliente está diciendo, sino también cuáles son las emociones que está expresando a medida que lo dice. Frecuentemente comenzamos a escuchar únicamente hasta después de que surge una palabra clave, o necesidad, o dolor, y luego nuestro cerebro comienza a trabajar en modo de solución o respuesta. Permite que termine. Observa su lenguaje verbal y expresiones faciales buscando claves sobre su nivel de emoción. ¿Qué señales ves que indiquen qué es lo más importante o preocupante para ellos? Imagina como te sentirías tú en su lugar.  Practica escuchar, observar y ver las cosas desde la perspectiva de otro y comenzarás a dominar la forma de involucrarte con empatía.

Recuerda que las ventas no tratan del esfuerzo requerido para obtener algo de alguien. Las ventas son precisamente lo opuesto: consisten en dar algo y crear valor.

“Una venta no es algo que buscas; es lo que te sucede a ti cuando estás inmerso  atendiendo a tu cliente.” Desconocido